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Cosa è lo smart working e come si declina dal punto di vista della organizzazione del lavoro e della normativa applicabile.

Negli ultimi due mesi l’ espressione “smart working” è divenuta familiare non solo ai lavoratori, che ne sono stati direttamente coinvolti, ma all’intera opinione pubblica.

In realtà, la rivoluzione digitale da tempo ha cambiato le abitudini e le richieste delle persone che chiedono più flessibilità nel mondo del lavoro a fronte di una organizzazione ancora rigida. 

Cosa non è lo smart working? 

Cominciamo a descrivere cosa NON E’ SMART WORKING.

  1. Intanto non è TELELAVORO ma una sua evoluzione.

Il Telelavoro , disciplinato dall’accordo quadro europeo del 16/07/2002 e recepito a livello nazionale dall’accordo interconfederale del 09/06/2004, prevede che la attività lavorativa sia svolta * regolarmente fuori dai locali aziendali, * presso un luogo prestabilito, generalmente la abitazione del lavoratore  a cui il datore di lavoro ha accesso per verificare la sussistenza dei requisiti di sicurezza.

Nello smart working il lavoratore presterà la sua attività in via alternata in azienda e fuori dai locali aziendali , in un luogo non necessariamente predefinito.

  1. NON E’ UNA FORMA DI WELFARE AZIENDALE né SIGNIFICA FAR LAVORARE LE PERSONE DA CASA UN GIORNO O DUE ALLA SETTIMANA.    

SMART WORKING significa svolgere la propria attività lavorativa in funzione della realizzazione di obiettivi determinati, consentendo alle persone di avere maggiore flessibilità ed autonomia nella scelta degli spazi di lavoro oltre che degli strumenti e degli orari, così da responsabilizzarle nel raggiungimento dell’obiettivo prefissato. 

Naturalmente, questa filosofia manageriale richiede collaborazione e comunicazione tra i lavoratori i datori di lavoro , i manager e tutta la struttura aziendale e significa passare ad una fase di responsabilizzazione e condivisione, valorizzando i talenti di ciascuno ed utilizzando i mezzi innovativi necessari.     

COSA E’ lo smart working ? Ci risponde la legge istitutiva Legge 22 maggio 2017 n.ro 81 cosiddetta job act lavoro autonomo all’art 18, MODIFICATA DALLA Legge 20 dicembre 2018  N.RO 145:

“ modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro , con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’ attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita in parte all’interno dei locali aziendali ed in parte all’esterno, senza una postazione fissa , entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva “ ( art 18 co 1)       

Quale è l’ambito di applicazione dello smart working?  La legge non stabilisce dei limiti alla sua applicazione quindi, in astratto, è applicabile a tutti i rapporti di lavoro subordinato.

Tuttavia, si riuscirà ad applicare soltanto a quei lavori che possono essere svolti anche da remoto. Occorrerà, dunque, effettuare una valutazione in termini di struttura e quindi si rivolgerà a determinate tipologie contrattuali, ed in termini di merito, in base alla attività svolta dal lavoratore ed alla sostenibilità all’interno della impresa.

Al fine, poi, di non porre in essere discriminazioni tra lavoratori,  occorrerà che ogni azienda svolga una analisi organizzativa al fine di definire le posizioni che sono compatibili con il lavoro agile, che di solito si concretizza con una clausola di accesso contenuta negli accordi collettivi di lavoro.    

Lo smart working si applica anche alle pubbliche amministrazioni , in quanto compatibile . La legge 81/2017 andrà quindi coordinata con la Legge 77 agosto 2015 n.ro 124 all’art 14 in materia di telelavoro, con la direttiva del Presidente del Consiglio del 23 maggio 2017 e del primo giugno 2017 contenenti linee guida sulla organizzazione al fine di conciliare i tempi di vita e di lavoro dei dipendenti pubblici.   

Quali sono gli elementi costitutivi dello smart working ? 

  • la prestazione lavorativa viene svolta parte in azienda e parte all’esterno, senza una postazione fissa.  
  • Occorre sottoscrivere un accordo tra datore di lavoro e lavoratore per regolare le modalità di svolgimento della prestazione che andrà poi trasmesso al Ministero del lavoro e delle politiche sociali.
  • Il datore di lavoro è responsabile del buon funzionamento degli strumenti di cui è stato dotato il lavoratore per svolgere la prestazione lavorativa ed è responsabile della sua sicurezza.
  • Il datore di lavoro deve garantire la salute e la sicurezza del lavoratore sul lavoro, deve consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, un prospetto informativo con cadenza annuale.
  • Il trattamento economico, a parità di mansioni, è il medesimo tra lavoratori in smart working e lavoratori all’interno della azienda.
  • Il lavoratore in smart working deve cooperare con il datore di lavoro per attuare le misure necessarie di prevenzione per i rischi che possono sorgere dallo svolgimento dell’ attività fuori dai locali aziendali .
  • Gli incentivi contributivi e fiscali, per incremento di produttività, si applicano anche al lavoratore in smart working  

Come si applica in questo periodo di emergenza lo smart working ?

Il DPCM primo marzo 2020 pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.ro 52 il primo marzo 2020 , poi il DPCM 11 marzo 2020 pubblicato in Gazzetta Uff. l’11 marzo 2020 e l’ultimo DPCM del 10 aprile 2020 pubblicato in Gazzetta uff. l’11 aprile 2020 n.ro 97 hanno introdotto e disciplinato una procedura semplificata per la attivazione del lavoro agile su tutto il territorio nazionale.

Detta procedura permette di instaurare lo smart working anche in assenza degli accordi individuali previsti dalla legge 81/2017 e con l’assolvimento, in via telematica, degli obblighi di informativa, ricorrendo anche alla documentazione messa a disposizione sul sito dell’INAIL.

Le raccomandazioni date sono :

  • “sia attuato il massimo utilizzo da parte delle imprese delle modalità di lavoro agile per le attività che possano essere svolte al proprio domicilio in modalità a distanza “   
  • “per tutte le attività non sospese si invita al massimo utilizzo della modalità di lavoro agile” 
  • Lo stesso principio è valido per le P.A 

Quali sono gli adempimenti da porre in essere oggi ,per attivare lo smartworking ?

In primo luogo non è necessaria la stipula dell’accordo individuale tra datore e lavoratore

  • Il datore di lavoro, per attivare lo smart working, dovrà fare una comunicazione mail con riferimento ai DPCM che hanno introdotto la semplificazione ed il lavoratore non potrà rifiutare la prestazione a distanza, salvo motivi che attengano alla tutela della salute. Al contrario, il datore di lavoro può decidere se attivare o meno lo smart working. 
  • Gli obblighi relativi alla informativa in via telematica possono essere assolti con la modulistica resa disponibile sul sito dell’INAIL. 
  • La comunicazione semplificata al Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali viene effettuata con il caricamento sul sito di un file excel ( in fomato . xlsx) e l’accesso per il caricamento avviene con le credenziali SPID oppure con le credenziali rilasciate dal portale www.cliclavoro.gov.it  
  • Restano ferme le prescrizioni in ambito di sicurezza sul lavoro. Il lavoratore dovrà cooperare per non porre in essere condotte che possano essere foriere di rischi per sé ed anche per soggetti terzi. Occorrerà individuare anche luoghi di lavoro adeguati, salubri ed utilizzare i device in modo conforme alle normative di sicurezza.    

Come sarà lo smart working trascorsa l’emergenza?

La normativa applicabile , è legittimo pensare, tornerà a essere quella della Legge 81/2017 istitutiva dello smart working.

Occorrerà, quindi, sottoscrivere accordi individuali tra azienda e lavoratore per valutare ogni caso singolarmente oltre che valutare la misura del rischio e formare, per questo, il lavoratore in quanto, anche al lavoro agile, lo ribadiamo, vanno applicate le disposizioni in materia di sicurezza sul lavoro. 

Quale sarà la forma che dovrà avere l’accordo individuale ? 

La forma dovrà essere scritta. Si dovranno indicare la durata del rapporto di lavoro in modalità agile, i tempi di lavoro e di riposo del lavoratore, le modalità di esercizio del potere direttivo da parte del datore di lavoro. Dovranno essere indicati gli strumenti che il lavoratore deve usare; opportuno che siano forniti dal datore di lavoro per ragioni legate anche alla privacy ed alla tutela dei dati.

Dovrà essere organizzata la modalità per assicurare la disconnessione dagli strumenti tecnologici, si dovrà disciplinare il potere di controllo del datore di lavoro sul lavoratore in funzione disciplinare quando la attività viene svolta fuori dagli ambienti della azienda. Si dovrà disciplinare le modalità di fruizione della formazione al fine della certificazione periodica delle competenze.

In conclusione 

La situazione straordinaria in cui ci troviamo a vivere e a lavorare, ha accelerato il ricorso alle attività a distanza. Questo può essere valutato, per quanto possibile, come un aspetto positivo in quanto dimostra che è possibile fare ricorso alla tecnologia a servizio di una migliore qualità delle prestazioni.

Naturalmente, bisognerà tenere conto di molteplici fattori e gestire in maniera equilibrata lo strumento che potrà comunque incidere anche sulla sostenibilità dei territori, limitando ad es. gli spostamenti e quindi l’inquinamento o comunque consentire quella conciliazione di tempi di vita e lavoro che rendono i lavoratori più sereni ed anche più motivati al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Il percorso è iniziato spetta a ciascuno di noi incamminarci sulla strada migliore !


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